Nu het einde van het kalenderjaar nadert, is het goed om na te gaan wat u dit jaar op het gebied van salarisadministratie en personeelszaken nog moet regelen. Welke nieuwe verplichtingen gelden er volgend jaar? Met welke zaken moet u nog voor het einde van dit jaar rekening houden? En uiteraard bespreken we ook een aantal jaarlijks terugkerende tips en aandachtspunten.
In deze tips leest u meer over de naderende deadlines, nieuwe wet- en regelgeving en verplichtingen en andere belangrijke fiscale aandachtspunten voor werkgevers.
Let op: de Tweede en Eerste Kamer moeten nog met een aantal voorstellen instemmen. Het is mogelijk dat bepaalde maatregelen niet, of in gewijzigde vorm, worden ingevoerd.
AANDACHTSPUNTEN AFSLUITING SALARISADMINISTRATIE 2025
Deadline aanlevering mutaties
Om ervoor te zorgen dat de salarisadministratie voor het jaar 2026 met de juiste informatie wordt opgestart, is een goede afsluiting van het jaar 2025 van belang. Daarom vragen we u om eventuele gegevens voor de verwerking van de salarissen van december 2025 uiterlijk 15 december bij ons aan te leveren. Dit vanwege bankbetalingen vóór kerst en nieuwjaar in combinatie met het feit dat ons kantoor tussen kerst en oud & nieuw gesloten is.
Eventuele aanvullingen over 2025 graag uiterlijk 9 januari 2026 doorgeven.
Hieronder volgt een opsomming van zaken, die aandacht vereisen voordat het jaar wordt afgesloten. Mogelijk zijn bepaalde zaken bij u niet aan de orde of is één en ander al daadwerkelijk in de salarisadministratie verwerkt. Maar mocht dit niet het geval zijn of heeft u vragen over één van de onderstaande thema’s, neem dan gerust contact op met uw contactpersoon.
Werkkostenregeling (WKR)
In 2025 is de vrije ruimte 2,00% over de eerste € 400.000 van de loonsom. Over de rest van de loonsom geldt een percentage van 1,18%. Stopt u méér in de vrije ruimte? Dan moet u over het meerdere 80% eindheffing betalen. Naar verwachting blijven deze percentages ook in 2026 gelden.
Wij ontvangen de registratie van de vergoedingen en verstrekkingen die u in 2025 aan de vrije ruimte heeft toegewezen graag tijdig, zodat wij deze kunnen verwerken in de aangifte loonheffingen van december.
Voorkom bijtelling met rittenregistratie/auto van de zaak
Wanneer een auto van de zaak door een werknemer ook privé wordt gebruikt, is in principe bijtelling verschuldigd. In 2025 bedraagt dit 22% over de cataloguswaarde van de auto. Voor elektrische auto’s geldt onder voorwaarden een lagere bijtelling: voor auto’s met een CO2 -uitstoot van nihil geldt in 2025 over de eerst € 30.000 cataloguswaarde een verlaagde bijtelling van 17%. De lagere bijtelling voor een in 2026 ter beschikking gestelde nieuwe auto zonder CO2-uitstoot zou vervallen. De Tweede Kamer heeft echter een voorstel tot wetswijziging aangenomen waardoor voor auto’s zonder CO2-uitstoot in 2026 en 2027 toch nog een lagere bijtelling geldt. De bijtelling voor nulemissie-auto’s gaat 18% in 2026 bedragen, 20% in 2027 (beide jaren met een cap van 30.000 euro) en gaat dus niet 1 januari aanstaande, maar pas per 2028 naar 22%.
Wanneer een werknemer minder dan 500 privékilometers maakt en een kopie van een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ van de Belastingdienst aan u overlegt, kan de bijtelling achterwege blijven. Controleer of uw werknemer ook in 2026 aan de voorwaarden voldoet.
Mochten er wijzigingen hebben plaatsgevonden in de ter beschikking gestelde auto van de zaak in de loop van het jaar 2025, denk hierbij aan een aanschaf van een nieuwe dan wel andere auto met een gewijzigde cataloguswaarde die nog niet aan ons zijn doorgegeven, dan zouden wij dit graag zo spoedig mogelijk van u vernemen. Check verder de leaseregelingen – en overeenkomsten en kijk of de eigen bijdrage moet worden aangepast in een bepaalde prijsklasse.
Pseudo-eindheffing fossiele auto’s per 2027
Het Belastingplan 2026 introduceert een pseudo-eindheffing van 12% voor werkgevers die na 31 december 2026 een personenauto op fossiele brandstof (fossiele auto) ter beschikking stellen aan werknemers voor privédoeleinden waarbij woon-werkverkeer als privégebruik wordt aangemerkt.
Deze pseudo-eindheffing geldt voor werkgevers naast de bestaande bijtelling voor privégebruik bij werknemers. De pseudo-eindheffing geldt niet voor bestelauto’s, en ook niet voor personenauto’s die uitsluitend in het kader van de bedrijfsvoering worden gebruikt. Voor elke maand waarin de auto ten minste 1 dag ter beschikking is gesteld, is de pseudo-eindheffing voor die gehele maand (1/12e) verschuldigd.
Werkgevers mogen de kosten voor deze eindheffing niet verhalen op de werknemers. Voor alle terbeschikkingstellingen die op 31 december 2026 al lopen, geldt overgangsrecht. Zodra het overgangsrecht eindigt, is de werkgever de pseudo-eindheffing verschuldigd.
Eindheffing bestelauto’s
Ook voor bestelauto’s die privé gebruikt kunnen worden, geldt een fiscale bijtelling, tenzij het voertuig aantoonbaar niet meer dan 500 kilometer op jaarbasis privé gebruikt wordt. Voor bestelauto’s die doorlopend afwisselend gebruikt worden, is dit in de praktijk lastig aan te tonen. In die situatie mag de werkgever een eindheffing toepassen van € 438 per bestelauto per jaar, in plaats van een bijtelling. Deze heffing hoeft niet op de werknemers te worden verhaald en blijft voor rekening van de werkgever. Laatstgenoemd bedrag wordt met ingang van 1 januari 2026 jaarlijks geïndexeerd.
Graag vernemen wij zo spoedig mogelijk van u voor hoeveel bestelauto’s wij deze eindheffing moeten toepassen en op welke auto’s dit betrekking heeft (kenteken en type auto).
Overige aandachtspunten
Zorg ervoor dat de beschikking over de WBSO-subsidie 2025 (indien van toepassing) is ingediend bij de salarisadministratie. Let op; aanvragen voor de eerste periode van 2026 moeten uiterlijk 20 december 2025 bij RVO binnen zijn.
Controleer of de gegevens voor het juist toepassen van de WW-premie nog correct zijn in de salarisadministratie. Denk daarbij aan:
- Soort arbeidsovereenkomst (bepaalde of onbepaalde tijd);
- Omvang van de in de arbeidsovereenkomst opgenomen arbeidsduur (vaste uren, uren op oproepbasis, min-max uren);
- Is er sprake van een BBL-leerling;
- Is er een schriftelijk, door alle partijen ondertekend, exemplaar van de arbeidsovereenkomst aanwezig?
AANDACHTSPUNTEN SALARISADMINISTRATIE 2026
Input salarisverwerking 2026
Om de salarisverwerking in januari en de rest van 2026 zo goed mogelijk te verzorgen, ontvangen we graag;
- De beschikking premie Werkhervattingskas (Whk) 2026 van de Belastingdienst;
- Het premiepercentage WGA/ZW van uw verzekeraar, als u eigenrisicodrager bent;
- Correspondentie over verzekeringen en pensioenen noodzakelijk voor de salarisverwerking;
- Salariswijzigingen, urenwijzigingen en wijzigingen van de auto (zoals het verlopen van de geldigheidsduur van het verlaagde bijtellingspercentage van een volledig elektrische auto na 60 maanden);
- Eventuele wijzigingen in de reisdagen (voor het bepalen van de reiskostenvergoeding).
Bovenstaande documenten, premies en wijzigingen kunt u mailen naar uw contactpersoon.
Loonkostenvoordeel oudere werknemer
Het loonkostenvoordeel (LKV) oudere werknemer wordt met ingang van 2026 afgeschaft voor dienstbetrekkingen die zijn begonnen op of na 1 januari 2024. Het LKV over 2025 betaalt de belastingdienst nog wel in 2026 uit. Voor dienstbetrekkingen die zijn begonnen vóór 1 januari 2024 verandert er niets. Voor deze dienstbetrekkingen vindt de laatste uitbetaling van het LKV oudere werknemer over 2026 plaats in 2027.
Wijziging loonkostenvoordeel doelgroep banenafspraak en scholingsbelemmerden
Op 1 januari 2026 treden verschillende onderdelen van de Wet banenafspraak in werking. Daardoor wijzigt het Loonkostenvoordeel (LKV) doelgroep banenafspraak en scholingsbelemmerden. De wijzigingen houden het volgende in:
- De naam van dit LKV wijzigt in ‘LKV doelgroep banenafspraak’.
- De doelgroepverklaring voor dit LKV wordt afgeschaft.
- Het recht op het LKV doelgroep banenafspraak wordt structureel. Dit betekent dat de beperking van dit recht tot maximaal 3 jaar vervalt. U hebt recht op dit LKV voor de periode waarin de werknemer is opgenomen in het doelgroepregister banenafspraak zolang de dienstbetrekking voortduurt. Om te beoordelen of u voor uw werknemer het LKV doelgroep banenafspraak kunt aanvragen, raadpleegt u het doelgroepregister.
Versoberen van de regeling voor het vergoeden van extraterritoriale kosten (ETK-regeling)
Werknemers die de werkgever tijdelijk naar het buitenland uitzendt, of die de werkgever vanuit het buitenland naar Nederland haalt om te werken, krijgen vaak een vergoeding voor de extra kosten van dat tijdelijke verblijf buiten het land van herkomst. Dat zijn de zogenoemde extraterritoriale kosten. Voor deze vergoeding geldt een gerichte vrijstelling. Voor het gericht vrijgesteld vergoeden van die kosten kunt u kiezen om de werkelijke extraterritoriale kosten te vergoeden of, onder voorwaarden, de zogenoemde expatregeling toe te passen. Meer informatie hierover leest u in paragraaf 19.4 van het Handboek Loonheffingen.
Als u de werkelijke extraterritoriale kosten vergoedt, kunt u met ingang van 2026 voor de inkomende werknemer niet langer de volgende kosten gericht vrijgesteld vergoeden:
- de extra kosten van levensonderhoud, waaronder de kosten van gas, water, licht en andere nutsvoorzieningen
- de extra gesprekskosten met het land van herkomst die de werknemer maakt voor privédoeleinden
Als u deze kosten wel vergoedt kunt u mogelijk nog wel gebruikmaken van de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Daarvoor moet u de vergoeding van deze kosten aanwijzen als eindheffingsloon. Daarbij moet wel aan de gebruikelijkheidseis worden voldaan. Voor werknemers die door de inhoudingsplichtige naar het buitenland worden gezonden (uitgezonden werknemers) blijft wel de mogelijkheid bestaan om de extra uitgaven voor levensonderhoud en gesprekskosten gericht vrijgesteld te vergoeden.
Minimumloon 1 januari 2026
Op 1 januari 2026 stijgt het minimumloon naar € 14,71 bruto per uur voor werknemers vanaf 21 jaar. Het minimumjeugdloon en het minimumloon voor BBL-leerlingen stijgen ook mee. Pas de salarissen op tijd aan als dat nodig is. U mag een werknemer niet onderbetalen.
Wijziging maximumpremieloon 2026
Het maximumpremieloon steeg de afgelopen jaren sterk. Per 1 januari 2026 stijgt dit maximum naar verwachting verder van € 75.864 naar € 79.412 op jaarbasis.
Met name werkgevers met werknemers die circa 1,5 tot 2 keer het modale salaris verdienen, zullen deze verhoging merken. Deze verhoging kan (afhankelijk van de uiteindelijke premies, de sector waarin u als werkgever bent ingedeeld, de hoeveelheid personeel en het soort contract dat is overeengekomen) namelijk leiden tot een extra premielast van ongeveer € 500 tot € 1.000 per werknemer op jaarbasis. Houd hier rekening mee bij het opstellen van de begroting en in offertecalculaties voor 2026.
Verhoging onbelaste thuiswerkvergoeding
De onbelaste thuiswerkvergoeding voor 2026 wordt naar verwachting € 2,45 per dag. Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd. De vergoeding is bedoeld om kosten te dekken die gepaard gaan met thuiswerken, zoals elektriciteit, verwarming en koffie.
Gegevensverstrekking
Wij voeren uw salarisadministratie op basis van de door u verstrekte gegevens. Het is daarom van belang dat u alle benodigde gegevens ter verwerking in de salarisadministratie tijdig aan ons doorgeeft. Wij zijn uiteraard niet aansprakelijk voor zaken die niet in de salarisadministratie zijn verwerkt doordat deze niet of onjuist aan ons zijn doorgegeven.
Bereikbaarheid kantoor rond kerst en oud en nieuw
In verband met kerst en oud & nieuw en de feestelijkheden hieromtrent, zijn wij tussen kerst en oud & nieuw gesloten. Woensdag 24 december zijn wij geopend tot 15.00 uur.
Mocht u naar aanleiding van dit bericht nog vragen hebben, neemt u dan gerust contact met ons op.
Namens PSA Connect wensen wij u alvast fijne feestdagen en een gezond en gelukkig 2026 toe!
Met vriendelijke groet,
Team PSA Connect